Se a sua empresa emite Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), este é o momento de avançar na adequação às novas regras da reforma tributária. Neste ano, os documentos fiscais eletrônicos passaram a incluir o preenchimento dos dois novos tributos: o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).
Embora, neste primeiro momento, as notas ainda não estejam sendo rejeitadas em caso de inconsistências no preenchimento, como estava inicialmente previsto, isso não significa que a adaptação possa ser adiada. Quanto antes a empresa se preparar, menores são os riscos de erros e impactos na operação.
Neste artigo, você vai entender o que mudou na emissão da NF-e, quem já precisa se adequar, quais são as próximas etapas da reforma tributária e como preparar sua empresa para essa transição.
IBS e CBS: os novos impostos da reforma tributária
O IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) irão substituirão gradualmente ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), ISS (Imposto Sobre Serviços), PIS (Programa de Integração Social) e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social). Vale ressaltar que o IBS é de competência estadual e municipal e a CBS, federal.
O que muda? A NF-e deixou de ser um documento que registra apenas ICMS, IPI, PIS e Cofins e passou a precisar informar, item por item, base de cálculo, alíquota e valor dos novos tributos. Em 2026, essa adaptação ainda passa por uma fase de testes e transição com alíquotas simbólicas (0,1% IBS e 0,9% CBS), compensadas com os tributos já existentes. Ou seja: o objetivo do período é fazer sistemas, cadastros e equipes aprenderem a preencher e não arrecadar.
O que mudou dentro do XML da NF-e
As principais mudanças da Reforma Tributária envolvem o XML da NF-e e da NFC-e. É nele que o sistema passa a registrar as novas informações sobre IBS, CBS e Imposto Seletivo na nota fiscal. O XML passou a incluir novos campos para informar:
- os novos tributos em cada produto;
- os valores totais desses tributos na nota;
- a classificação tributária da operação;
- o local da operação;
- informações sobre devolução de tributos, como o cashback;
- a Inscrição Suframa do emitente, quando necessária.
Essas informações não precisam ser preenchidas manualmente a cada emissão. O próprio sistema usa os dados cadastrados nos produtos e as regras tributárias configuradas pela empresa. Por isso, a principal mudança está na preparação: é preciso revisar cadastros, ajustar regras fiscais e garantir que o sistema emissor esteja atualizado.
Se a empresa não se adequar, a nota vai ser rejeitada?
Esse período de adaptação, no entanto, não deve ser encarado como uma autorização para adiar os ajustes. Empresas que continuarem emitindo documentos sem as informações exigidas podem acumular notas que precisarão ser revisadas e corrigidas posteriormente, aumentando o trabalho de regularização. Por isso, o mais seguro é começar a adequação desde já, revisando cadastros, ajustando as regras tributárias e garantindo que o sistema esteja preparado para gerar corretamente os novos campos de IBS e CBS.
Quem já precisa preencher?
Toda vez que uma empresa vende um produto ou presta um serviço, precisa registrar essa operação em um documento fiscal. Antigamente, esse registro era feito em papel. Hoje, na maior parte dos casos, ele é eletrônico: o sistema gera um arquivo com os dados da operação e o envia ao órgão responsável.
O comprovante impresso que você recebe no caixa do supermercado, por exemplo, é apenas uma representação desse documento eletrônico. Nos bastidores, é o arquivo digital que reúne informações sobre quem vendeu, quem comprou, o que foi vendido, os valores envolvidos e os tributos da operação. E nem toda operação usa o mesmo documento. Vender um sofá é diferente de transportar esse sofá, que também é diferente de fornecer energia elétrica para a loja que o vendeu. Por isso, existem documentos fiscais diferentes para cada tipo de atividade.
Para a maioria das empresas, três nomes aparecem com mais frequência: a NF-e, usada principalmente na venda e circulação de produtos; a NFC-e, comum nas vendas do varejo ao consumidor final; e a NFS-e, utilizada na prestação de serviços. Essa diferença ficou ainda mais importante com a Reforma Tributária, porque os novos campos de IBS e CBS não se tornaram obrigatórios na mesma data para todos os documentos.
A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS criaram um cronograma escalonado, que começou em agosto deste ano e vai até janeiro de 2027. Em 1º de outubro, será exigido o preenchimento das informações de IBS e CBS na NFCom, na NFS-e da maior parte dos serviços sujeitos ao ISS, na Declaração de Importação de Remessa e nos eventos de tabela da DeRE.
Em 15 de novembro, a exigência passa a alcançar também os eventos periódicos mensais da DeRE, como balancete e fechamento. Em 1º de dezembro, os novos campos passam a ser exigidos em operações como plataformas digitais, software, processamento de dados, locações, condomínios, transporte aéreo e fornecimento de água, saneamento e gás.
No dia 1º de janeiro de 2027, a obrigação passa a valer também para documentos emitidos por optantes do Simples Nacional, para a Duimp, para os demais eventos da DeRE e para algumas operações específicas de NF-e.
E quem é do Simples Nacional?
Empresas optantes pelo Simples Nacional e MEIs têm prazo mais longo: a obrigatoriedade de emitir os documentos com as informações dos novos tributos começa em janeiro de 2027. Como a adequação depende do fornecedor do sistema emissor e da revisão do cadastro de produtos, dois processos que levam semanas e não dias, ficar esperando pode ser um risco. Quem começar em dezembro vai disputar a agenda do suporte com muitas outras empresas.
Dados da Receita Federal indicam que 21% dos documentos fiscais emitidos por empresas fora do Simples Nacional entre o fim de junho e o fim de julho saíram sem os campos de CBS preenchidos. Um levantamento da IOB com mais de 4.500 empresas do regime regular encontrou inconsistências cadastrais ou tributárias em 93% dos produtos analisados.
Os pontos de falha aparecem geralmente nas seguintes situações: cadastro de produtos desatualizado, com NCM ou classificação incompatível; código de classificação tributária inconsistente com o CST informado; totalizadores da nota que não fecham com a soma dos itens; regimes específicos e benefícios não parametrizados no sistema, e equipe fiscal sem treinamento nos novos campos. A questão é que nenhum desses problemas se resolve no momento da emissão. Todos se resolvem antes.
Certificado digital: uma engrenagem importante nesse processo
A emissão de documentos fiscais eletrônicos depende de certificado digital. Por isso, um certificado vencido, instalado de forma incorreta ou restrito a uma única máquina pode interromper a operação. E ficar sem emitir nota fiscal pode trazer consequências sérias, que vão desde atrasos e vendas paradas até problemas fiscais.
Por isso, é importante adotar algumas precauções para evitar problemas. O primeiro passo é verificar quais certificados estão ativos e acompanhar as datas de validade. Também é recomendado remover certificados vencidos que podem gerar confusão ou erros na hora da assinatura.
Outro ponto é escolher o tipo de certificado mais adequado à rotina da empresa. Quem integra a emissão ao ERP ou trabalha com processos automatizados tem necessidades diferentes de quem utiliza o certificado de vez em quando. Os tipos mais comuns são o e-CPF, voltado para pessoas físicas, e o e-CNPJ, usado por pessoas jurídicas. Em seguida, é hora de escolher a forma de armazenamento e a validade por meio dos modelos A1 e A3.
O certificado A1 é um certificado digital armazenado em arquivo no computador ou servidor. Ele permite integrações com sistemas e emissão automatizada de documentos fiscais, sem depender de token ou cartão físico. O certificado A3 fica armazenado em um dispositivo físico, como token ou cartão, ou em solução equivalente autorizada. Em geral, exige acesso ao dispositivo para realizar a assinatura e costuma ser menos flexível para processos totalmente automatizados.
Como se preparar para as novas regras da NF-e
A reforma tributária já começou a mudar a rotina de emissão de documentos fiscais, e a principal recomendação para as empresas é não esperar uma rejeição ou um problema operacional para agir. A adequação passa por várias frentes ao mesmo tempo: atualização do sistema emissor, revisão dos cadastros de produtos e serviços, conferência das classificações tributárias, treinamento da equipe e acompanhamento do cronograma aplicável a cada tipo de documento.
Também é importante garantir que a infraestrutura usada na emissão esteja funcionando corretamente. Isso inclui verificar a validade do certificado digital e escolher uma solução compatível com a rotina da empresa, especialmente quando existem integrações com ERP, emissão automatizada ou mais de uma pessoa envolvida no processo.
O período de transição foi criado justamente para permitir ajustes. Quanto antes a empresa identificar falhas e corrigir cadastros e configurações, menor tende a ser o impacto quando as novas exigências estiverem plenamente incorporadas à fiscalização e à rotina tributária.
Por isso, mais do que acompanhar datas, o momento é de preparação: revisar processos, conversar com o contador e com o fornecedor do sistema e garantir que a emissão de documentos fiscais continue funcionando sem interrupções durante a transição.
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