A emissão de notas fiscais de serviços vai passar por uma grande mudança a partir de 1º de novembro. Microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional deverão utilizar o Emissor Nacional da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) para registrar suas prestações de serviços.
A mudança afeta empresas que emitem notas fiscais por meio de sistemas disponibilizados pelas prefeituras. Com a nova exigência, será necessário adequar os procedimentos de emissão ao ambiente nacional, o que pode envolver ajustes nos sistemas de gestão, nas formas de acesso e na rotina dos profissionais responsáveis pelo faturamento.
Embora o objetivo seja unificar a emissão da NFS-e, as empresas precisam entender como a obrigatoriedade se aplica às suas atividades e quais providências tomar para manter suas operações em dia e sem imprevistos.
Neste artigo, você vai entender o que muda com as novas regras, quais empresas serão afetadas e como se preparar para a emissão de notas fiscais pelo sistema nacional.
O que muda para as empresas do Simples Nacional em novembro?
O Ministério da Fazenda decidiu unificar o processo de emissão de notas fiscais de serviço no país. A partir de 1º de novembro, a emissão deverá ser realizada por meio de um Emissor Nacional para gerar Notas Fiscais de Serviços Eletrônica, conforme previsto na Resolução CGSN nº 191, publicada em 4 de agosto de 2026.
Até então, cada município mantinha seu próprio sistema de emissão. Os layouts eram diferentes, assim como as formas de acesso, os procedimentos de cadastro e até a maneira de gerar a nota: em alguns lugares, pelo portal da prefeitura, e em outros, por integração com softwares. Para quem presta serviços em mais de uma cidade, ou para as empresas de software que atendem clientes em vários municípios, isso significava manter integrações específicas para cada prefeitura. O resultado gerava mais custo, mais tempo gasto com adaptações e maior chance de erro no envio das informações.
A medida busca padronizar a emissão de notas fiscais de serviços, melhorar o compartilhamento de informações e facilitar a integração dos dados entre as administrações tributárias. A obrigatoriedade é direcionada às microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços sujeitos à emissão de NFS-e. As empresas que comercializam mercadorias, por sua vez, continuam observando as regras específicas dos documentos fiscais correspondentes, como a NF-e e a NFC-e.
No caso do Microempreendedor Individual (MEI) que presta serviços, ele já utiliza o padrão nacional da NFS-e desde setembro de 2023. A mudança é aplicada apenas para quem não usa o sistema nacional de emissão e atua no Simples Nacional.
Por que usar a NFS-e de padrão nacional?
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) de padrão nacional é o documento digital usado para registrar a prestação de serviços. Ela segue um modelo único e válido em todo o país. Isso significa que os campos, o formato dos dados e as regras de preenchimento da nota são os mesmos para qualquer contribuinte, seja qual for a cidade em que ele emite. Com isso, a nota deixa de ser um documento que cada prefeitura define do seu jeito e passa a seguir uma referência comum.
Com uma estrutura comum, a emissão segue a mesma lógica em qualquer município e as informações fiscais podem ser compartilhadas de forma mais uniforme entre as administrações tributárias. As regras de cada local continuam valendo, como a alíquota do ISS e as particularidades de tributação definidas pelo município competente. Para as empresas do Simples Nacional, que muitas vezes têm estrutura enxuta e pouca margem para lidar com burocracia, essa padronização torna a rotina de emissão mais simples, previsível e fácil de integrar aos sistemas de gestão.
Quais são as vantagens do padrão nacional?
- Padronização: adoção de um modelo nacional para o documento fiscal.
- Integração: possibilidade de conexão com sistemas de gestão empresarial.
- Centralização: utilização de uma plataforma nacional para emissão e consulta.
- Compartilhamento de dados: integração das informações com as administrações tributárias.
- Organização: maior uniformidade no armazenamento e na consulta de documentos.
Embora a proposta seja simplificar os procedimentos, as empresas precisam verificar previamente os requisitos de acesso e a compatibilidade dos sistemas utilizados.
Como emitir NFS-e pelo Emissor Nacional?
A NFS-e de padrão nacional pode ser emitida de duas formas: diretamente pelo Emissor Nacional no navegador ou por sistemas de gestão integrados ao ambiente nacional. A melhor opção depende da rotina da empresa e da quantidade de notas que emite. Para quem emite poucas notas por mês, o acesso ao emissor pelo navegador costuma ser a forma mais prática.
Veja o passo a passo para emitir pelo navegador.
1. Acesse o Portal Nacional da NFS-e
Comece pelo Portal Nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Além do acesso ao emissor, o portal disponibiliza manuais, orientações e comunicados sobre o sistema. Use sempre os endereços oficiais do gov.br. Assim, você não corre o risco de informar dados fiscais da empresa em páginas falsas ou não autorizadas.
2. Faça o primeiro acesso
O login no Emissor Nacional pode ser feito com usuário e senha ou com certificado digital. Se você quer uma autenticação mais segura, a segunda opção é a melhor, porque a identidade da empresa é validada pelo próprio certificado.
3. Confira os dados da empresa
Antes de emitir a primeira nota, revise o cadastro do prestador: CNPJ, endereço, dados de contato, regime tributário e outras configurações pedidas pelo sistema. Empresas do Simples devem conferir se o enquadramento no regime aparece corretamente, já que ele afeta as informações tributárias da nota. Dados divergentes podem impedir a emissão e exigir regularização com a prefeitura ou a Receita Federal.
4. Preencha os dados do serviço
Na tela de emissão, informe os dados da operação. O sistema cpede:
- identificação do tomador do serviço (o cliente);
- descrição do serviço prestado;
- data de competência;
- valor do serviço;
- código de tributação nacional e, quando houver, o municipal;
- informações tributárias da operação, como o local de incidência do ISS e as retenções.
A classificação correta do serviço é indispensável para o cálculo correto dos tributos e a consistência das informações fiscais. Em caso de dúvida, consulte seu contador.
5. Revise e emita a nota fiscal
Antes de concluir, confira com atenção os campos onde os erros são mais comuns: valor, dados do cliente, descrição do serviço e informações tributárias. Uma revisão rápida agora evita retrabalho com cancelamentos ou substituições depois. Após a emissão, abra a nota, baixe o documento e guarde uma cópia. Isso facilita o controle financeiro, o envio da nota ao cliente e o trabalho da contabilidade.
O que acontece com os sistemas de emissão das prefeituras?
Essa é uma das principais dúvidas de quem já emite notas pelo sistema da prefeitura. O que ficou definido com a nova resolução? A partir de novembro, são válidas apenas as notas fiscais de serviço do sistema nacional para as empresas do Simples.
O Emissor Nacional pode ser acessado pelo portal web ou por integração via API. Quem emite notas por um ERP ou por uma plataforma de faturamento pode continuar com essa ferramenta, mas ela precisa estar integrada ao ambiente nacional. Vale ressaltar que o ambiente de emissão é definido pela data de competência do serviço e não pela data em que a nota é emitida.
Notas com competência a partir de novembro devem ser emitidas no ambiente nacional. Já as notas de competências anteriores, emitidas com atraso, podem continuar seguindo os procedimentos do sistema municipal. Por exemplo, um serviço prestado em outubro com nota emitida só em novembro pode seguir as regras da prefeitura.
É necessário certificado digital para emitir NFS-e?
O certificado digital é uma das formas de autenticação disponíveis no Emissor Nacional da NFS-e. Para empresas que optam pela certificação digital, o e-CNPJ permite comprovar a identidade da pessoa jurídica e realizar operações eletrônicas com autenticidade e segurança.
Além do acesso ao portal, o certificado digital pode ser utilizado na assinatura de documentos fiscais e na comunicação com sistemas integrados, o que facilita o uso de softwares de gestão (ERP) e a integração da emissão de notas fiscais aos processos administrativos.
Qual certificado digital escolher: A1 ou A3?
Os certificados digitais e-CNPJ estão disponíveis em diferentes modelos, com características que devem ser consideradas de acordo com a rotina da empresa:
- e-CNPJ A1: armazenado em arquivo digital, possui validade de um ano e permite a integração com sistemas compatíveis. É uma alternativa para empresas que precisam automatizar processos e emitir documentos fiscais com frequência.
- e-CNPJ A3: mantém a chave privada em um dispositivo criptográfico, como token ou smartcard, ou em nuvem, com características específicas de armazenamento e uso.
Antes de escolher entre os dois, é importante verificar se o software utilizado aceita o modelo de certificado, principalmente quando há integração ou emissão automatizada de notas fiscais.
Como preparar sua empresa para as novas regras da NFS-e?
Com a obrigatoriedade do Emissor Nacional a partir de novembro, micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional precisam revisar seus procedimentos de emissão de notas fiscais de serviços. Para realizar essa transição e evitar dificuldades na rotina de faturamento, é importante adotar algumas medidas, como:
- Verificar a compatibilidade do sistema de gestão: caso a empresa utilize um software próprio ou ERP, confirme com o fornecedor se ele está preparado para emitir NFS-e pelo padrão nacional.
- Configurar o acesso ao Emissor Nacional: identifique as formas de autenticação disponíveis para a empresa e realize os cadastros.
- Revisar as informações fiscais: confira os dados cadastrais, os códigos de serviços e as configurações tributárias para evitar inconsistências durante a emissão.
- Alinhar os procedimentos com a contabilidade: verifique como as novas regras se aplicam às atividades da empresa e quais ajustes serão necessários.
- Preparar os responsáveis pela emissão: oriente os colaboradores sobre o acesso à plataforma, o preenchimento das informações e a consulta dos documentos emitidos.
- Organizar os registros fiscais: mantenha as notas e os documentos relacionados às operações disponíveis para consultas e conferências.
Para empresas que utilizam integração por API, também é importante validar a comunicação entre o sistema de gestão e o ambiente nacional, realizando testes antes da utilização.
Prepare sua empresa para as novas exigências fiscais
Com a obrigatoriedade da NFS-e nacional, empresas prestadoras de serviços optantes pelo Simples Nacional precisam adaptar seus procedimentos de emissão às novas regras. Para evitar dificuldades na rotina de faturamento, é importante verificar a compatibilidade dos sistemas utilizados, manter as informações fiscais atualizadas e orientar os profissionais responsáveis pela emissão.
Também é recomendado usar ferramentas que ofereçam segurança às operações digitais, como o certificado digital, que permite autenticar a identidade da empresa, acessar serviços eletrônicos e assinar documentos com validade jurídica. A Syngular oferece soluções de certificação digital para diferentes necessidades empresariais. Conheça as opções disponíveis e encontre o certificado mais adequado à rotina do seu negócio.
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