A partir do dia 15 de maio de 2026, empregadores em todo o Brasil passam a contar com uma nova ferramenta do Instituto Nacional do Seguro Social: o INSS Empresa. Disponível no endereço empresa.inss.gov.br, o sistema substitui o antigo Conadem (Consulta Auxílio-Doença por Empresas) e moderniza a forma como as companhias acompanham afastamentos e benefícios previdenciários de seus colaboradores.
Mas há um detalhe que toda empresa precisa observar antes do dia 15: o acesso só será possível com certificado digital de pessoa jurídica do tipo A1 ou A3. Se a sua empresa ainda não possui um certificado válido (ou está prestes a vencer), este é o momento de regularizar.
O que muda com o INSS Empresa
A nova plataforma foi desenhada para entregar uma experiência mais simples, intuitiva e segura, com informações em tempo real e atualizações imediatas. As principais melhorias em relação ao sistema anterior são:
- Histórico ampliado: enquanto o Conadem limitava a consulta aos últimos 18 meses, o INSS Empresa disponibiliza dados desde janeiro de 2019.
- Atualização online e imediata das informações de benefícios.
- Interface mais moderna, com navegação intuitiva.
- Dados mais completos sobre cada benefício: número, espécie, situação, datas de requerimento, início, despacho e cessação.
Nos casos de benefícios por incapacidade (antigo auxílio-doença e aposentadoria por invalidez), o sistema também exibe a data da última avaliação pericial, a conclusão da perícia médica e a eventual existência de nexo técnico — utilizado pelo INSS para verificar a relação entre a doença apresentada pelo trabalhador e a atividade econômica da empresa, a partir do cruzamento de CID e CNAE.
Por que isso importa para o RH e o Jurídico
Para gestores de pessoas e departamentos jurídicos, o acesso rápido ao histórico previdenciário dos empregados é estratégico. Ele permite uma administração mais eficiente de:
- afastamentos e retorno ao trabalho;
- folha de pagamento e recolhimentos;
- estabilidade provisória pós-afastamento;
- riscos trabalhistas relacionados ao nexo técnico.
Em outras palavras, ter visibilidade clara sobre o que o INSS registrou em relação a cada colaborador reduz falhas administrativas, evita passivos trabalhistas e fortalece o compliance da empresa.
O ponto-chave: certificado digital de pessoa jurídica
O INSS foi explícito sobre os requisitos de acesso. A autenticação se dá pela conta gov.br, mas com uma camada adicional obrigatória: o uso de certificado digital de pessoa jurídica, nos formatos A1 ou A3, emitido por autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) — ou seja, integrante da ICP-Brasil.
Qual a diferença entre A1 e A3?
- Certificado A1: instalado diretamente no computador ou servidor, com validade de 1 ano. É ideal para empresas que precisam de praticidade, automação e uso simultâneo por sistemas (folha, e-Social, contabilidade).
- Certificado A3: armazenado em mídia criptográfica (token USB ou cartão), com validade de até 3 anos. Oferece maior portabilidade e é recomendado para usuários que precisam acessar diferentes equipamentos com a mesma identidade digital.
Ambos cumprem o requisito do INSS Empresa. A escolha depende do perfil de uso de cada organização.
Como acessar o INSS Empresa em 4 passos
- Garanta o certificado digital A1 ou A3 da pessoa jurídica, emitido por autoridade certificadora credenciada pelo ITI.
- Acesse empresa.inss.gov.br a partir de 15 de maio de 2026.
- Faça a autenticação com a conta gov.br utilizando o certificado digital da empresa.
- Se desejar, o responsável pelo certificado poderá autorizar representantes para consultar as informações. Esses usuários acessarão o sistema com CPF e senha do gov.br, desde que possuam nível de confiabilidade prata ou ouro.
A Syngular ajuda sua empresa a estar pronta
Como Autoridade Certificadora, a Syngular emite certificados digitais de pessoa jurídica nos formatos e-CNPJ A1 e A3 — exatamente os tipos exigidos pelo INSS Empresa. Nossos certificados atendem aos requisitos do ITI e estão aptos para uso imediato na nova plataforma do INSS, além de outros sistemas obrigatórios como e-Social, eSocial Doméstico, EFD-Reinf, Conectividade Social, NF-e e Receita Federal.
Se a sua empresa ainda não tem certificado digital, ou se o atual está próximo do vencimento, agora é o momento de se preparar. Garantir o certificado antes de 15 de maio evita que sua equipe fique sem acesso a informações previdenciárias críticas no momento da virada do sistema.
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